Selbstständig sein, das bedeutet für viele, alles selbst in die Hand nehmen. Doch was wenn die To-Do Listen immer länger anstatt kürzer und die Berge an Aufgaben immer größer werden? Dann ist es wahrscheinlich an der Zeit, dass du einen neuen Skill erlernst – und zwar Aufgaben abgeben!
Selbstständigkeit bedeutet nämlich nicht, zwangsläufig alles selbst und allein bewältigen zu müssen. Du musst nicht deine eigene Buchhaltung perfektionieren, wenn Zahlen ein absoluter Graus für dich sind. Dafür gibt es schließlich Buchhaltungs-Profis. Abgeben fällt vielen von uns unfassbar schwer, aber warum ist das so, was für Vorteile bringt es mit sich, gewisse Arbeitsschritte abzugeben? Wann sollen wir abgeben und wie können wir daran arbeiten, dass es uns leichter fällt? Gemeinsam wollen wir diesen wichtigen Fragen auf den Grund gehen.
Inhaltsverzeichnis
Warum es uns so schwerfällt, Aufgaben abzugeben
Bevor du eine Aufgabe abgibst, machst du sie lieber schnell einfach selbst. Dann sparst du dir das Erklären und die Aufgabe wird zu 100 % so erledigt, wie du es dir vorstellst. Das geht dann ja auch viel schneller, oder nicht? Wir alle haben unsere ganz individuellen Gründe, warum es uns so schwerfällt, zu delegieren. Wir haben dir hier einige Gründe aufgelistet, in denen du dich ja vielleicht wiederfindest:
- Das eigene Ego
Auch wenn es schwerfällt, sich diesen Punkt einzugestehen, aber insgeheim hast du das Gefühl, die am besten geeignetste Person für den Job zu sein. Die anderen machen es sicherlich ganz in Ordnung, aber eben nicht so gut wie du. Das klingt vielleicht im ersten Moment hart (und das ist es auch), aber vielen von uns ist dieses Gefühl nicht fremd. - Das leidige Erklären
Schon bei der Vorstellung, einem Teammitglied oder externen Personen die bevorstehende Aufgabe erklären zu müssen, wird dir ganz anders. Der Aufwand erscheint dir enorm und du könntest die Aufgaben doch ganz einfach und ohne lästiges Erklären schnell selbst abarbeiten. - Wer Hilfe braucht, ist schwach
Du bist es gewohnt, auf dich allein gestellt zu sein. To-Do’s abzugeben kommt dir vor, als würdest du dir Schwächen eingestehen. Und wer will das schon? Starke Menschen machen doch alles allein, oder? - Nagende Zweifel
Häufig ist auch mangelndes Vertrauen in sich selbst oder auch andere ausschlaggebender Punkt, um Dinge nicht abzugeben. „Wer ist überhaupt geeignet, Aufgabe XY zu übernehmen?“ Oder „Kann ich selber Aufgaben so erklären und delegieren, dass sie verständlich sind und werde ich überhaupt ernst genommen?“ - Outsourcen kostet Geld
Du bist ja gerade deshalb selbstständig geworden, um dein eigenes unabhängiges Geld zu verdienen, nicht um andere zu bezahlen, deinen Job zu machen. Vor allem wenn du noch am Anfang stehst, die Einnahmen noch nicht so hoch sind, kostet es Überwindung, Aufgaben abzugeben. Erledigst du die Sachen selbst, kosten sie dich „nur“ Zeit aber nicht dein hart verdientes Geld.
Das sind schon ganz schön viele Gründe, warum es vielen von uns so schwerfällt, Aufgaben zu delegieren. Allein das Wort „delegieren“ stößt vielen schon unangenehm auf. Delegieren hat einen negativen Beigeschmack, klingt nach Befehlen und von oben herab. Dabei bedeutet das Wort im eigentlichen Sinne so viel wie „anvertrauen“ oder „übertragen“. Klingt doch gleich viel wertschätzender. Lassen wir uns also nicht von dem Wort „delegieren“ abschrecken.
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Warum es wichtig ist, Aufgaben anderen anzuvertrauen
- Qualitäten nutzen
Im ersten Moment denkst du vielleicht, du kannst es selbst am besten. Doch schau dich mal genau um, gibt es da nicht Menschen mit ganz anderen Qualifikationen, als du sie hast. Wäre also vielleicht ein externer Profi besser für diese eine Aufgabe geeignet? Du kannst nicht alles perfekt können und genau aus diesem Grund ist es wichtig, sich Unterstützung suchen zu können. - Zeit sparen
Aufgaben abgeben und erklären klingt vorerst nach einem größeren Zeitaufwand, als Dinge einfach selbst zu erledigen. Doch das ist recht kurz gedacht. Vor allem wiederkehrende Aufgaben würdest du ein, vielleicht zweimal erklären müssen, um sie dauerhaft abgeben zu können. So bekommst du langfristig zu einem immensen Zeitersparnis für dich. - Wer nach Hilfe fragt, ist stark
Entgegen unserer häufigen Annahme, dass uns nach Hilfe zu fragen schwach aussehen lässt, macht es uns nur eines, menschlich. Wer nach Hilfe und Unterstützung fragt, kann sich selbst und andere gut einschätzen und wirkt nahbar. Niemand ist perfekt und den Stress, das vorzutäuschen, braucht wirklich niemand in seinem Leben! Zu erkennen, was genau deine Stärken, aber auch deine Schwächen sind, zeigt Stärke und dein Reflexionsvermögen. - Abgeben spart Geld
Du gibst eine Aufgabe ab, an der du ewig sitzen würdest, weil du einfach kein Experte auf dem Gebiet bist. In der Zeit könntest du deinen Kernaufgaben nachgehen und mehr Geld verdienen. Die Rechnung ist recht einfach. Ein kleines Beispiel: du bist Frisörin und kannst mit deiner Dienstleistung 50 € die Stunde verdienen, für die Buchhaltung brauchst du aber 4 Stunden. Gibst du die Buchhaltung ab, hast du 4 Stunden mehr Zeit und Luft, um entweder 4 Stunden deinem Kerngeschäft nachzugehen oder du tust, was du tun willst! Die Buchhaltung wird dir dann beispielsweise mit 50 €/h für 1,5h in Rechnung gestellt - FLEXIBILITÄT
Als Solo-Selbstständige oder Klein-UnternehmerInnen sind wir immer von uns als Person abhängig und an manchen Stellen recht unflexibel. Stell dir vor, du hast um dich herum ein funktionierendes Team. Es kommt ein spontaner oder größerer Auftrag rein. Wenn du Aufgaben abgeben kannst, hast du die Chance diesen Auftrag anzunehmen, auch wenn du bereits ausgelastet bist. Das macht flexibler und lässt das nötige Wachstum zu.
Jetzt weißt du schon, warum es dir eventuell schwer fällt, Aufgaben abzugeben und was für Vorteile es mit sich bringt, Arbeit mehr und besser zu verteilen.
Wann du abgeben solltest und wann nicht
Kommen wir also zum „Wann“. Was spricht dafür, To-Do’s an andere abzugeben?
- Was du nicht kannst, gib ab
Wohl am einfachsten auszumachen, sind Aufgaben, die deine persönlichen Qualifikationen übersteigen. Alles, was du nicht kannst, gibst du selbstverständlich ab. Dabei kann es auch sinnvoll sein, externe Expertise zu nutzen. Wir vom Sorglos Büro nehmen unseren Kundinnen und Kunden die monatliche Buchhaltung ab und betreuen die verschiedenen Marketingkanäle und nehmen uns der zeitfressende Erstellung von Content an. - Wie komplex ist die Aufgabe
Delegiert wird natürlich auch je nach Schwierigkeitsgrad und wie folgenschwer eine nicht korrekte Ausführung sein könnte. Niedrigschwellige Aufgaben können sofort abgegeben werden, bei komplexeren Arbeiten muss etwas genauer hingeschaut werden. Fällt dir sofort ein Profi ein, der diese Aufgabe besser, effizienter und unterm Strich günstiger erledigen könnte? Wenn ja, dann heißt es abgeben! Wenn nein, dann ist die Frage, solltest du diese Aufgabe übernehmen oder dich nach neuen Anlaufstellen umsehen. - Hätte das Delegieren einen Mehrwert?
Ein ganz wichtiger Punkt ist der Mehrwert für dich und dein Unternehmen. Gibst du eine Aufgabe ab, die dich und dein Unternehmen voranbringen und dir neue wichtige Fertigkeiten beibringen könnte? Oder sorgt das Abgeben dafür, dass du dir mehr Zeit freimachst für andere Aufgaben, die du schon ewig aufschiebst? Dann heißt es auch hier ganz klar abgeben! - Langfristig denken
Kurzfristig gedacht könnte man meinen, Arbeit zu delegieren kostet mehr Zeit, als dass es Freiraum schafft. Neue Aufgaben verteilen und erklären kostet Zeit, ganz klar. Doch meist nur zu Beginn. Hast du erst einmal Workflows entwickelt, die Aufgaben klar erklären und somit jederzeit auch von anderen übernommen und verstanden werden können, erleichtert es dir deinen Alltag langfristig enorm. Helfen können dabei Zugangslisten, dokumentierte Projektabläufe oder aufgezeichnet Tutorials aus deinen internen Prozessen. Auf Dauer können so auch andere Personen automatisch Aufgaben übernehmen oder auch anderen erklären. Du musst nicht Hüter über alle Geheimnisse spielen. Dir erleichtert es den Arbeitsalltag ungemein, wenn mehr im Team über mehr Wissen und Fähigkeiten verfügen. - Abgeben motiviert
Endlich kannst du dich als EinzelunternehmerIn mal wieder austauschen. Du schaffst dir dein ganz eigenes Team, hast im Alltag Unterstützung bei deinen Prozessen und kannst dir gemeinsam mit deinem Support neue Ziele setzen und an deren Umsetzung arbeiten, das motiviert ungemein!
Abgeben kann man lernen
Zu guter Letzt wollen wir dir ein paar einfache Tools an die Hand geben, die dir das „Wie“ erleichtern sollen.
- Klare Ziele für klare Ergebnisse
Um es außenstehenden Profis einfacher zu machen und deinem gewünschten Ergebnis möglichst nahezukommen, ist es von großer Wichtigkeit, dass du konkret formulierst, was du erwartest. So weiß jeder ganz genau, wie das Resultat aussehen soll. Umso konkreter deine Formulierung ausfällt, desto einfacher wird es allen fallen, deine Erwartungen zu erfüllen. - Gib einen Handlungsrahmen vor
Lass die jetzt zuständige Person wissen, in was für einem Rahmen die Aufgabe erfüllt werden sollte. Kann sie sich eigenständig um einen Lösungsweg kümmern oder gibt es einen vorgeschriebenen Weg? Was für Ressourcen kann und/oder soll die Person dafür nutzen? Möchtest du kleinschrittiges Feedback über den Fortschritt oder reicht dir das Endergebnis? - Stehe für Nachfragen bereit
Einige Aufgaben bedürfen zusätzlicher Nachfragen, stehe also für etwaige Nachfragen parat. Ist es das erste Mal, dass jemand anderes diese Arbeit erledigt, ist klar, dass am Anfang einige Rückfragen kommen können. Diese Zeit ist aber sinnvoll investiert, um deine Unterstützung für die Zukunft und etwaige Folgeaufträge auszustatten. - Verfolge und prüfe Ergebnisse
Ist die Aufgabe erledigt, ist es wichtig, dass du das Resultat auch überprüfst. Ist alles so, wie es sein sollte? Wenn du direkt nachverfolgst, ob Fehler passiert sind, kannst du das sofort rückmelden und Fehler in der Zukunft vermeiden. Sind keine Fehler passiert, umso besser. - Wertschätzung ist Key
Wer tut schon gern etwas, dass nicht anerkannt wird? Positives Feedback tut jedem gut. Vor allem unter selbstständig Arbeitenden sollte öfter mal ein anerkennendes Wort fallen. So trägst du deinen kleinen aber wichtiges Teil zu einer wertschätzenden Landschaft unter Selbstständigen bei.
Fazit
Aufgaben abgeben ist schwer aber erlernbar. Wer clever delegiert, zeigt Wertschätzung und arbeitet am Ende effizienter. Sei offen für neue Herausforderungen und wachse an ihnen, so wird es dir Stück für Stück leichter fallen, To-Do’s zu verteilen.
Wenn auch wir dir unter die Arme greifen können, sei es bei der Buchhaltung, deinem Social Media Auftritt, Pinterest oder anderen Themen, dann trau dich und fang an, Aufgaben abzugeben!
Hej, wir sind Kim & Jenni
die Gründerinnen vom Sorglos Büro.
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